20 สูตร Excel และฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ใช้บ่อยในการทำงานและชีวิตประจำวัน

สูตรและฟังก์ชั่น Excel ที่ใช้บ่อยในที่ทำงาน รวมมาให้แล้ว สำหรับใครที่ต้องคำนวณตัวเลขเป็นประจำแนะนำให้ลองใช้ ชีวิตง่ายขึ้นเยอะมาก

1. การหาค่าเปอร์เซ็นต์จากชุดตัวเลข

สูตรการหาค่าเปอร์เซ็นต์จากค่าตัวเลขทั้งหมด เริ่มจากหาผลรวมของตัวเลขทั้งหมด จากนั้นนำเซลล์ที่ต้องการหาค่าเปอร์เซนต์ไปหาร แล้วคูณด้วย 100 ดังสมการนี้ =(จำนวนผลรวม/ตัวเลขในเซลล์)*100

ตัวอย่างการใช้สูตรหาเปอร์เซ็นต์จากจำนวนสินค้า

 

2. MIN, MAX หาค่ามากสุดและน้อยสุด

ฟังก์ชั่นในการหาค่ามากหรือน้อยที่สุดในบรรดาเซลล์ที่เราเลือกทั้งหมด ทำได้เฉพาะค่าที่เป็นตัวเลข ด้วยฟังก์ชั่นที่ชื่อว่า MIN, MAX

ตัวอย่างการใช้งาน : MAX(A1:A3)

 

3. AVERAGE หาค่าเฉลี่ย

ฟังก์ชั่นในการหาค่าเฉลี่ยในบรรดาเซลล์ที่เราเลือกทั้งหมด โดยจะออกมาเป็นค่ากลาง จากการคำนวณด้วยตัวเลขทั้งหมดบวกกัน หารด้วยจำนวนเซลล์ ด้วยฟังก์ชั่นที่ชื่อว่า AVERAGE

ตัวอย่างการใช้งาน : AVERAGE(A1:A3)

 

4. IF การใส่เงื่อนไข

ฟังก์ชั่นเงื่อนไข if…then…else ใช้กรณีที่ต้องการทำงานด้วยเงื่อนไขบางอย่าง ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไข ให้แสดงผลลัพธ์ A ถ้าผิดจากเงื่อนไข ให้แสดงผลลัพธ์ B เป็นต้น เช่น ถ้านักเรียนได้คะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 ถือว่าผ่าน แต่ถ้าน้อยกว่าถือว่าสอบตก

สามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายมาก

ตัวอย่างการใช้ IF ให้แสดงผลเป็น Pass หรือ Fail

 

5. DAYS หาจำนวนวันที่ต่างกันจากวันที่

ฟังก์ชั่นนี้ใช้สำหรับการคำนวนจำนวนวัน จากเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นวันที่ 2 เซลล์ เช่น คุณต้องการทราบว่า 20-Jul-21 กับ 12-Dec-21 ห่างกันกี่วัน สามารถใช้ DAYS คำนวนได้

ตัวอย่างการใช้งาน

 

6. NOW แสดงวันที่ปัจจุบัน

ฟังก์ชั่นที่ใช้สำหรับแสดงวันที่ปัจจุบัน ค่าที่แสดงจะเป็นวันที่ที่คุณเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมา ดังนั้นวันที่จะเปลี่ยนแปลงเสมอ เมื่อวันเปลี่ยนไป เหมือนใจเธอที่เปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างการใช้งาน

 

7. ROUND ใช้จัดรูปแบบแสดงผลของทศนิยม

ฟังก์ชั่นที่ช่วยจัดรูปแบบการแสดงผลของตัวเลข ว่าเราต้องการให้แสดงผลเป็นทศนิยมกี่ตำแหน่ง หากต้องการให้ปัดเศษขึ้น สามารถใช้ ROUNDUP ปัดเศษลงให้ใช้ ROUNDDOW

ตัวอย่างการใช้งาน

8. COUNT นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตัวเลขเท่านั้น

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตัวเลขอยู่เท่านั้น (ตัวอักษร วันที่ หรืออื่นๆ จะไม่ถูกนับ) อาจใช้ในกรณีที่คุณมีจำนวนข้อมูลหลายพันเซลล์ และต้องการทราบว่ามีกี่เซลล์ในนั้นที่มีข้อมูลตัวเลขอยู่

ตัวอย่างการใช้งาน

 

9. COUNTA นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลอะไรก็ได้

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลหรือเซลล์ที่ไม่ว่าง ทุปรูปแบบข้อมูล (ต่างจาก COUNT ที่นับเฉพาะเซลล์ตัวเลข) อาจใช้ในกรณีที่คุณมีจำนวนข้อมูลหลายพันเซลล์ และต้องการทราบว่ามีกี่เซลล์ในนั้นที่มีข้อมูลอยู่

ตัวอย่างการใช้งาน

 

10. LEFT, RIGHT, MID ใช้ตัดข้อความในเซลล์

ฟังก์ชั่นนี้เป็นการดึงข้อความบางส่วนจากเซลล์ที่ต้องการ โดยคำสั่ง LEFT จะดึงข้อความที่อยู่ด้านซ้ายสุดในเซลล์ออกมา RIGHT และ MID ก็จะดึงตามตำแหน่งของชื่อฟังก์ชั่น

โดยจะดึงข้อความมา 1 ตัวอักษร แต่ผู้ใช้งานสามารถระบุจำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงมาได้

ตัวอย่างการใช้งาน

 

11. CONCATENATE

ฟังก์ชั่นในการรวมคำจากเซลล์ที่เลือก โดยจะนำข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ที่ถูกเลือกมาต่อกันเป็นข้อความหนึ่งข้อความ

ตัวอย่างการใช้งาน

 

12. SQRT การหาค่าสแควรูทจากเซลล์ที่ต้องการ

ฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ทำให้ผู้ใช้สะดวกในการหาค่าสแควรูทจากเซลที่ต้องการ

ตัวอย่างการใช้งาน

 

13. RANDBETWEEN สุ่มตัวเลขจำนวนเต็ม

ฟังก์ชั่นที่ช่วยในการสุ่มตัวเลข โดยผู้ใช้สามารถใส่ช่วงตัวเลขที่ต้องการสุ่มได้ เช่น 1-100

ตัวอย่างการใช้งาน

 

14. WEEKDAY ดูว่าวันดังกล่าวเป็นวันอะไร

ฟังก์ชั่นนี้ ใช้ในกรณีที่มีข้อมูลวันที่ เช่น วัน/เดือน/ปี แล้วต้องการทราบว่าค่าดังกล่าวเป็นวันอะไรในสัปดาห์ (อาทิตย์, จันทร์, อังคาร) โดยจะได้ค่ามาเป็นตัวเลข 1=วันอาทิตย์ 2=วันจันทร์ 3=วันพุธ ไล่ไป

ตัวอย่างการใช้งาน

 

15. LEN หาจำนวนตัวอักษรของคำหรือเซลล์ที่เลือก

ใช้สำหรับต้องการทราบจำนวนตัวอักษรในเซลล์ โดยจะนับทุกตัวอักษรทั้งวรรณยุกต์และอักขระพิเศษต่างๆ

ตัวอย่างการใช้งาน

 

16. REPLACE แทนที่ข้อความเดิม ด้วยข้อความใหม่

นำข้อความใหม่ ไปแทนในข้อความเดิมที่ต้องการ สามารถระบุตำแหน่งในข้อความได้ เช่น หากเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบเบอร์โทรศัพท์จำนวน 500 หมายเลข จาก 081-234-5678 เปลี่ยนเป็นรูปแบบใหม่ 081-234-xxx เพื่อซ่อนหมายเลข

=REPLACE(ข้อความเดิม,ลำดับตัวอักษรตัวแรก,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการเปลี่ยน,ข้อความใหม่)

ตัวอย่างการใช้งาน

 

17. TEXT เปลี่ยนตัวเลขเป็นข้อความ พร้อมกำหนดการแสดงผลได้

ใช้ในการเปลี่ยนเซลล์ที่เป็น format ตัวเลข ให้กลายเป็นข้อความ โดยสามารถกำหนดการแสดงผลได้ เช่น ต้องการให้ตัวเลข 25.8535 แสดงผลเป็นตัวเลข 4 หลัก ทศนิยม 2 ตำแหน่ง เป็น 0025.85 ตามตัวอย่างการใช้ด้านล่าง

=TEXT(A1,”0000.00″)

ตัวอย่างการใช้งาน

 

18. TRIM ลบช่องว่างที่ไม่จำเป็นออกจากเซลล์

ฟังก์ชั่นนี้จะช่วยในการลบช่องว่างต่างๆ (เคาะ spacebar) ที่เกินมาในเซลล์ ช่องว่างด้านหน้าสุด, ช่องว่างด้านหลังสุด และช่องว่างในระหว่างคำที่มีเกิน 1 ช่อง ซึ่งหากมีช่องว่างติดกัน 2 ช่อง จะทำให้เหลือ 1 ช่อง

เป็นการจัดระเบียบและช่วยให้ขนาดไฟล์เล็กลง

ตัวอย่างการใช้งาน

 

19. RANK เลือกค่าที่ต้องการ แล้วค่านั้นอยู่อันดับเท่าไรจากช่วงทั้งหมด

ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการค้นหาลำดับของตัวเลขหรือเซลล์ที่ต้องการ ว่าค่าดังกล่าวนั้น อยู่ในอันดับที่เราไรของช่วงที่เราเลือก เช่น หาว่าคะแนนสอบของนาย A อยู่ดันดับที่เท่าไร จากคะแนนสอบของเด็กทั้งห้อง

ตัวอย่างการใช้งาน

 

20. SUM รวมผลลัพธ์จากตัวเลขทุกตัวในช่วงของเซลล์ที่เลือก

รวมผลลัพธ์ของตัวเลขทั้งหมดในเซลล์ที่เลือก เรียกว่าเป็นฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยที่สุดในการใช้งาน Excel ของหลายคนแน่นอน

ตัวอย่างการใช้งาน

 

วิธีใช้สูตรและฟังก์ชั่นใน Excel

วิธีใช้สูตร

การใช้สูตรเป็นการคำนวนด้วยเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ บวก ลบ คูณ หาร กันระหว่าเซลล์ หรือภายในหนึ่งเซลล์ เช่น =A1+A2+A3 เป็นการแสดงค่าผลบวกระหว่างเซลล์ A1 ถึง A3

พิมพ์สูตรคำนวณที่ต้องการ ตามหลังเครื่องหมาย ‘=’

วิธีใช้ฟังก์ชั่น

ฟังก์ชั่นเป็นการทำงานด้วยชื่อเฉพาะบางอย่างที่ถูกกำหนดไว้ในโปรแกรม Excel เพื่อให้ผู้ใช้นำมาใช้งานสะดวกขึ้น เช่น =SUM(A1:A3) เป็นการแสดงค่าผลบวกระหว่างเซลล์ A1 ถึง A3 ด้วยฟังก์ชั่นที่ชื่อว่า SUM

พิมพ์ชื่อฟังก์ชั่นที่ต้องการ ตามหลังเครื่องหมาย ‘=’